Cod de conduită

CODUL DE CONDUITĂ

MESAJ DIN PARTEA CONDUCERII

Dragi colegi,

Integritatea este un principiu fundamental și de lungă durată al culturii Ameropa. Acest Cod de conduită stabilește principiile directoare pentru comportamentul etic în afaceri, pe care toți angajații Ameropa trebuie să le respecte. Acționând cu integritate, ne vom susține valorile, vom menține încrederea partenerilor noștri de afaceri, vom proteja reputația puternică a Ameropa și vom construi un viitor mai bun pentru compania noastră și pentru părțile interesate.

Cu sinceritate,

 

Andreas Zivy

Andreas Zivy

Președintele Consiliului de administrați

William Dujardin

Director General al Grupului

În calitate de companie, Ameropa este angajată în favoarea integrității și promovează o cultură a respectării legilor și a unui comportament etic în afaceri. Insistăm ca comportamentul nostru să fie nu numai legal, ci și respectuos față de părțile interesate ale Ameropa, inclusiv față de colegii de muncă, activele corporative, comunitate și mediu.  Valorile companiei noastre sunt C.A.R.E. – Conexiuni, Agilitate, Fiabilitate și Expertiză – iar integritatea noastră este înrădăcinată în faptul că ne pasă atât de mult de tot ceea ce facem.

Acest Cod de conduită („Codul”) stabilește principiile concrete care se aplică în toate companiile din grupul Ameropa tuturor angajaților, administratorilor și directorilor, precum și, dacă este cazul, terților (denumiți în mod colectiv „angajat” sau „angajați”) în îndatoririle și relațiile lor cu alți angajați, parteneri de afaceri și părți interesate, indiferent de locație sau rol. Acest Cod reprezintă, de asemenea, fundamentul tuturor politicilor corporative ale Ameropa, cum ar fi Regulamentele angajaților și Politica de respectare a sancțiunilor Ameropa (denumite colectiv „Politicile corporative ale Ameropa”), pe care angajații trebuie să le respecte.

Restul prezentului Cod este împărțit în următoarele secțiuni:

  • Ne pasă de oamenii noștri
  • Ne pasă de integritatea afacerilor
  • Ne pasă de planeta noastră și de comunități
  • Ne pasă de Ameropa
  • Seriozitate și Raportare

+ SĂNĂTATE ȘI SIGURANȚĂ

 Ameropa consideră sănătatea și siguranța angajaților ca fiind o prioritate esențială a afacerii. În zonele de risc ridicat, unitățile de afaceri ale Ameropa au adoptat politici de sănătate și siguranță specifice activității lor individuale și mediului de lucru pentru a asigura siguranța și pentru a le oferi angajaților informațiile și instruirea necesare pentru a minimiza riscul individual.

+ EGALITATE ȘI DIVERSITATE

 Pentru a le oferi oportunități egale de angajare și avansare tuturor angajaților aspiranți și actuali, Ameropa își bazează deciziile de angajare pe merit, abilități și calificări. Susținem diversitatea și incluziunea în rândul angajaților noștri. Nu discriminăm angajații sau candidații pe criterii de vârstă, sex, identitate de gen, rasă, culoare, religie, origine națională sau etnică, handicap, orientare sexuală, stare civilă sau responsabilitate familială.

+ HĂRȚUIREA ȘI BULLYING-UL LA LOCUL DE MUNCĂ

 Ameropa este mândră de mediul său de lucru profesionist și armonios și nu tolerează nicio formă de hărțuire sau intimidare la locul de muncă. Ameropa le cere tuturor angajaților să se trateze unii pe alții cu respect și profesionalism și să se asigure că au un comportament adecvat pentru un mediu de lucru. Hărțuirea și bullying-ul – inclusiv comportamentul care creează un mediu de lucru intimidant, ofensator sau ostil sau care interferează în mod nejustificat cu performanța profesională a unei persoane – nu sunt tolerate.

+ INFORMAȚII PERSONALE ȘI CONFIDENȚIALITATE

 Ameropa respectă confidențialitatea angajaților și a partenerilor săi de afaceri și va colecta, utiliza, dezvălui și păstra numai informațiile personale necesare pentru a îndeplini cerințele de afaceri și numai în măsura în care este permis de legile țărilor în care operăm. Angajații și părțile terțe care lucrează în numele Ameropa și care au acces la astfel de informații trebuie să respecte legile și politicile aplicabile care impun confidențialitatea și alte măsuri de protecție a acestor informații.

Dacă aveți întrebări sau nelămuriri cu privire la subiectele de mai sus, vă rugăm să contactați echipa locală de resurse umane.

+ RESPECTAREA LEGILOR ȘI CONTRACTELOR

 Ameropa respectă toate legile aplicabile în toate domeniile sale de activitate și operațiuni. Aceasta dispune de politici, proceduri, programe și cursuri de formare pentru a îndeplini cerințele de reglementare. În plus, Ameropa își îndeplinește obligațiile contractuale. Ne mândrim cu reputația noastră de partener de afaceri fiabil și de încredere, respectându-ne angajamentele de peste 70 de ani.

+ LEGILE DE SANCȚIONARE

 Ameropa respectă toate legile aplicabile privind sancțiunile economice și controlul exporturilor. Sancțiunile sunt restricții legale impuse împotriva țărilor, entităților și persoanelor vizate de către alte guverne sau organizații internaționale. Activitățile restricționate pot include transferuri de active, plăți monetare, prestări de servicii, tranzacții financiare, vânzări și achiziții fizice, precum și exporturi și importuri către țări, entități și persoane supuse restricțiilor. Nerespectarea acestor legi poate avea consecințe grave, inclusiv sancțiuni civile și penale și consecințe financiare și de reputație negative pentru Ameropa și angajații săi.

Pentru a asigura conformitatea cu sancțiunile, fiecare angajat al Ameropa trebuie să înțeleagă și să respecte Politica de respectare a sancțiunilor Ameropa și procedurile aferente pentru verificarea partenerilor de afaceri și a tranzacțiilor.

Legile de sancționare se modifică frecvent și adesea fără o notificare prealabilă. Dacă aveți o întrebare sau îndoieli cu privire la conformitatea unui comportament cu sancțiunile, contactați echipa Departamentului Juridic și de Conformitate.

+ MITĂ ȘI CORUPȚIE

 Ameropa nu oferă, nu promite sau nu oferă plăți ilegale sau alte avantaje cu intenția de a obține afaceri sau de a influența în mod necorespunzător deciziile partenerilor noștri de afaceri. În caz de încălcare a legii privind mita sau corupția, atât Ameropa, cât și angajatul responsabil pot fi pasibili de sancțiuni civile și penale grave.

Pentru a evita mita și corupția, angajații trebuie să se asigure că plățile către terți sunt înregistrate cu exactitate și sunt efectuate numai în scopuri comerciale legitime. De asemenea, orice oferire sau primire de cadouri sau donații către sau de la persoane fizice trebuie să se facă numai în conformitate cu politica de Cadouri și divertisment a Ameropa.

Interacțiunile cu oficiali guvernamentali, inclusiv prin intermediari (agenți, consultanți, brokeri), generează riscuri deosebite și angajații trebuie să acorde o atenție deosebită pentru a se asigura că Ameropa nu este implicată în nicio formă de mită sau corupție.

+ SPĂLARE DE BANI ȘI EVAZIUNE FISCALĂ

 Ameropa respectă toate legile care interzic spălarea de bani sau finanțarea în scopuri ilegale sau nelegitime. Evităm să încheiem tranzacții al căror scop este de a se sustrage de la plata impozitelor sau care implică fonduri generate prin activități criminale, cum ar fi frauda, evaziunea fiscală, terorismul sau traficul de droguri.

+ CONCURENȚA LOIALĂ

 Multe țări în care operează Ameropa au legi care interzic activitățile comerciale anticoncurențiale, uneori cu amenzi severe și sancțiuni penale. Ameropa aderă la toate legile aplicabile în materie de concurență/antitrust.

Pentru a evita încălcarea legislației privind concurența, Ameropa evită acordurile anticoncurențiale explicite sau implicite cu concurenții comerciali, inclusiv, dar fără a se limita la: stabilirea prețurilor sau a marjelor de profit; stabilirea nivelurilor de producție; alocarea piețelor sau a clienților; sau implicarea în licitații coluzive pentru licitații.

Pe piețele pe care Ameropa deține o poziție foarte puternică (de exemplu, o cotă de piață >35-40%), trebuie luate măsuri de precauție suplimentare pentru a ne asigura că nu avem un comportament „abuziv”, inclusiv în ceea ce privește selecția clienților, stabilirea prețurilor, alocarea ofertei, acordurile de exclusivitate și asocierea vânzărilor de produse multiple.

Dacă vă aflați într-o discuție cu un concurent care devine potențial anticoncurențială, trebuie să vă retrageți imediat din discuție și să precizați motivul pentru care nu participați.

+ALEGEREA PARTENERILOR COMERCIALI ȘI A FURNIZORILOR

 Având în vedere angajamentul nostru față de integritate, căutăm să facem afaceri cu parteneri care împărtășesc angajamentul nostru față de practicile de afaceri etice. Prin punerea în aplicare a Politicii și procedurilor KYC, ne bazăm selecția clienților noștri, a furnizorilor și a altor parteneri de afaceri, printre altele, pe angajamentul lor față de principiile conforme cu acest Cod de conduită.

+ SUSTENABILITATEA MEDIULUI

 Suntem dedicați responsabilității față de mediu și respectăm cerințele legale și de reglementare relevante. Apreciem importanța protejării mediului și a adoptării unor practici durabile și integrăm factorii de mediu în deciziile noastre de afaceri.

+ SIGURANȚA PRODUSELOR

 Siguranța clienților noștri și a utilizatorilor finali este de o importanță capitală pentru Ameropa. În colaborare cu partenerii noștri din lanțul de aprovizionare, ne angajăm să ne asigurăm că produsele pe care le vindem îndeplinesc toate cerințele de reglementare referitoare la siguranță.

+ DREPTURILE OMULUI ȘI DEZVOLTAREA

 Ameropa se angajează să susțină și să promoveze drepturile omului și dezvoltarea prin activitățile Grupului nostru și încearcă să se asigure că și partenerii săi de afaceri procedează la fel. Aderăm în mod voluntar la principiile Pactului global al ONU, inclusiv în ceea ce privește drepturile omului, drepturile muncii, mediul și lupta împotriva corupției, și încercăm să promovăm Obiectivele de dezvoltare durabilă ale ONU, cum ar fi reducerea sărăciei, creșterea oportunităților economice și reducerea inegalităților. În cadrul Ameropa și al entităților din lanțul nostru de aprovizionare, nu permitem utilizarea muncii forțate sau a muncii copiilor.

Prin intermediul Fundației Ameropa, înființată în 2001, ne consolidăm angajamentul față de comunitățile noastre. Bazându-ne pe o strategie pe termen lung și construind legături profunde cu organizațiile locale, sprijinim proiecte sociale, educaționale și agricole de impact în comunitățile aflate în dificultate.

+ ACTIVELE ȘI REPUTAȚIA COMPANIEI

 Angajații au datoria de a proteja și de a utiliza în mod corespunzător bunurile Ameropa, pentru a evita pierderea, deteriorarea, furtul, utilizarea neautorizată și risipa. Activele societății includ active corporale, cum ar fi instalațiile, consumabilele, echipamentele, inventarul, vehiculele și fondurile societății, precum și active necorporale, cum ar fi reputația și valoarea mărcii Ameropa, informațiile confidențiale și brevetate și proprietatea intelectuală.

+ INFORMAȚII CONFIDENȚIALE

 Ameropa și angajații săi dețin o mare cantitate de informații confidențiale, inclusiv date financiare, înregistrări de producție, planuri de afaceri, fișiere software, parole, date tehnice, desene, planuri strategice și operaționale, date despre clienți, contracte, acorduri și alte informații valoroase ale Companiei. Aceste informații confidențiale trebuie să fie controlate și protejate cu atenție, discutate numai dacă este necesar să fie cunoscute și utilizate numai în scopul îndeplinirii sarcinilor de serviciu.

+ SISTEME IT ȘI INTEGRITATEA DATELOR

 Datele și sistemele informatice ale Ameropa reprezintă o resursă vitală și nu trebuie să fie compromise. Utilizarea necorespunzătoare a acestora poate expune Ameropa la riscuri, inclusiv la atacuri cibernetice și încălcări ale securității. Angajații trebuie să manifeste atenția cuvenită pentru a evita expunerea la riscuri a sistemelor informatice ale Ameropa și să respecte toate politicile informatice aplicabile.

Dacă se pare că cineva încearcă să obțină acces neautorizat la sistemele IT ale Ameropa, trebuie să contactați imediat departamentul IT.
   

+ CONTROALE INTERNE ȘI ȚINEREA EVIDENȚEI

 Ameropa menține sisteme de contabilitate și de raportare financiară și dispune, de asemenea, de politici și proceduri de gestionare a riscurilor. Angajații trebuie să protejeze integritatea acestor sisteme și să respecte toate politicile și procedurile aplicabile în acest sens. Ameropa poate efectua activități periodice de monitorizare pentru a ajuta la detectarea riscurilor și pentru a examina eficacitatea controalelor critice.

Registrele și rapoartele Ameropa trebuie să reflecte cu exactitate operațiunile și situația financiară a Ameropa. Acest lucru înseamnă, printre altele:

  • Fiecare angajat trebuie să păstreze înregistrări și rapoarte exacte referitoare la propriile activități.
  • Angajaților le este strict interzis să efectueze orice tranzacție care nu este înregistrată în

evidențele și registrele Ameropa.

  • Nu se pot face declarații sau înregistrări false sau înșelătoare în niciun scop în registrele Ameropa.
  • Se vor respecta reglementările naționale aplicabile privind păstrarea înregistrărilor și procedurile corporative.

+ CONFLICTE DE INTERESE

 Angajații trebuie să evite situațiile care pun la îndoială capacitatea lor de a acționa în mod obiectiv și echitabil în ceea ce privește

afacerile și interesele Ameropa.  Exemplele de conflicte de interese includ:

  • deținerea de locuri de muncă și afilieri externe care pot intra în conflict sau în concurență cu Ameropa.
  • primirea de beneficii personale de la clienți, furnizori sau alte părți terțe care lucrează cu Ameropa.
  • să aibă un interes financiar în cadrul unui concurent, furnizor, client sau partener de afaceri al Ameropa.
  • să aibă o relație cu un client, furnizor sau altă firmă sau să se angajeze în acțiuni care se reflectă asupra integrității angajatului sau reputației Ameropa.

 

În cazul în care apare un conflict de interese, trebuie să îl aduceți imediat în atenția managerului corespunzător și să nu întreprindeți nicio altă acțiune cu privire la această situație fără aprobarea managerului. De asemenea, angajații trebuie să respecte cu strictețe politica de Cadouri și divertisment a Ameropa.

+ SERIOZITATE

 Orice comportament incompatibil cu prezentul Cod va face obiectul unor măsuri disciplinare. În funcție de natura, circumstanțele și gravitatea încălcării, o astfel de acțiune ar putea include feedback formal, avertisment, formare, suspendare, pierderea stimulentelor anuale și încetarea contractului de muncă. Încălcările pot constitui, de asemenea, o încălcare a legilor aplicabile și pot duce la răspundere și consecințe juridice pentru Ameropa și angajații săi.

+ RAPORTAREA ÎNCĂLCĂRILOR SAU A PREOCUPĂRILOR

 Angajații trebuie să raporteze orice suspiciune de încălcare a Codului de conduită șefului lor ierarhic, resurselor umane sau echipei Departamentului Juridic și de Conformitate. Ameropa nu va exercita represalii și nici nu va tolera hărțuirea sau represaliile împotriva oricărei persoane care raportează, cu bună credință, suspiciuni de încălcare a legilor, a politicilor corporative ale Ameropa sau a prezentului Cod de conduită. În măsura în care acest lucru este posibil și permis de lege, aceste rapoarte vor fi păstrate confidențiale.

Dacă nu sunteți sigur cu privire la modul de rezolvare a unei situații, vă rugăm să contactați echipa Departamentului Juridic.

Președintele Consiliului de administrați